KPIやKGIとは?

企業経営理論
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みなさんは、KPIってご存知でしょうか?

KPIによる活動の達成度を確認する流れも、ここ最近で拡大してきていると感じます。

日本だけでなく、米国赴任時においてもKPIによる各プロセスの進捗判断をしていましたが、私の勤める会社では、日本の本社ではあまり利用が進んでいません。

上層からは”KPIで判断して”というような指示が出ているのですが、その報告の場でKPIを使った報告をした部長さんをあまり見かけません。

うまくKPIを使うためにはどうしたら良いか考えてみましょう。

KPIとは

まず、KPIが何なのか?から入っていきましょう。

企業の将来像として掲げた目標、あるべき姿をゴールとしたときに、どのようなプロセスの達成がそのゴールに到達するために必要か?

と、いう判断を行うための指標がKPIです。

KPIは、Key Performance Indicatorの頭文字を取った略語で、日本語では重要業績評価指標と言います。

そして、そのゴールがKGI。Key Goal Indicatorの頭文字を取った略語で、日本語では重要目標達成指標と言います。

また、KPIやKGIほど耳にする機会もないのですが、最終目標を達成するための要因となる鍵(キー)をKSF(Key Success Factor)や、KFS(Key Factor of Success)、CSF(Critical Success Factor)と呼びます。

基本的に、どれも呼び方が違うだけですべて同じですから、好きなものを使いましょう。

これらKPI、KGI、KSFを使う流れ

先の説明で何となくイメージが付くかと思いますが、

  1. KGIを設定する
  2. KSFを抽出する
  3. KPIを設定する
  4. 活動を進める
  5. 設定したある時期でKPIに合わせて評価する
  6. 未達なら改善、すべてのKPIが達成できればKGIが達成

このような流れで使います。

具体的な事例を当てはめてみると

中小企業診断士になることを最終のゴール(KGI)と設定したとき、KGIを達成するための要素(KSF)は、1次試験合格、2次試験合格、口述試験合格、実務補習の修了が挙げられます。

そのうちの1次試験を抽出しますと、1次試験を合格するために必要な”7科目平均60点以上”、”各科目40点以上”、これらがKPIとして設定できます。

そして、”7科目平均60点以上”を達成するためのKPIを”総勉強時間1200時間”と、いうようなKPI目標を設定をします。

KPI設定の注意点

KGIを達成するための要素をKSFで抽出し、それに対するプロセス指標としてのKPIを設定する上で重要なポイントがあります。

  1. KPIはKGI達成に重要なプロセスを抽出しなければなりません。
    要するにKSFですが、このKSFが実際にはKGI達成に関係ない要素を抽出してしまったり、影響度の小さい要素を多く抽出してしまうことで、KGI達成が困難になります。
    パレート図を使ったABC分析のような手法を使い、最重点要素を抽出するなどして、最小限の投資でゴールできるような活動とすることが望ましく、そのためにもプロセスの抽出がとても大切になります。
  2. KPIは数字で判断できるようにしなければなりません。
    「量」、「質」、「時間」、「コスト」といった比較が容易にできる基準を設定し、それに対してアクションの結果が、数値的にどうだったかを判断できるようにすることです。
    だれが見ても同じような判断ができる状態とすることにより、チームの改善のベクトルが合い、活動にブレやズレが抑えられ、効率的な活動を推進することができます。
  3. KPIの共有をしなければなりません。
    十分に機能していないチームほど、当初立てた目標値を把握できておらず、足元ばかりを見た活動になりがちです。足元ばかり見て進み、顔を上げたら全然違うところにいたという状況はムダが多くなります。KPIはチームが見える場所に掲示するなどして、常に把握できる状況を作ることがとても大切になります。

まとめ

KGIが会社の目指す将来像、目標を指し、それを達成するためのプロセス指標がKPIです。

KPIは下層におけるKGIとなり、それを達成するためのプロセス指標KPIが設定されながら、上位方針と下位方針をつなげていきます。

この流れは、バランス・スコアカードにおける流れに沿っており、KPIを設定するためのKGI達成の要素であるKSFは”財務の視点”、”顧客の視点”、業務プロセスの視点”、”企業成長と学習の視点”の4つの視点で業績を評価できるように要素を抽出することが必要になります。