パフォーマンスを向上させるには

マネジメント
スポンサーリンク

”パフォーマンスを上げる”、”成果を上げる”というのは監督者の任務であり、一番頭を悩ませる部分ではないでしょうか?

今回はそんな業務効率を最大限にするパフォーマンスを向上させる要素についてまとめます。

いかにチームのパフォーマンスを向上させるか

パフォーマンスを数式化するとこのように表されます。

パフォーマンスは、コンピテンシーモチベーションスキルや知識技術の掛け算によって極大化し、さらに経験はこれらすべての底上げを行う要素となります。

ですから、パフォーマンスを向上させようと思ったら、短期的な施策としては「コンピテンシー」、「モチベーション」、「スキルや知識・技術」を向上させる必要がありますし、長期的には経験を積ませる施策を取る必要があります。

コンピテンシーを向上させるには

まず、コンピテンシーとは、”優秀な成果を出す社員が共通して持つ特性”を指します。

要するに、良い成績を上げる社員を集めて、なぜ彼らが目標を達成し、優秀な成果をあげられるのか、共通する特性を見つけ出します。

そして、その特性を他の社員も身に着けることができれば、チーム全体のコンピテンシーの向上が図れるということです。

具体的には?

顧客との調整が上手な営業社員を複数名ピックアップしてみて、彼らに共通する作業や注意している点を抽出してみたところ、

①打ち合わせ前には顧客に対してアジェンダおよび、説明資料を送付していた
②打ち合わせ終了後、翌日までには議事録を作成し顧客へ内容確認の依頼をしていた

この2点がコンピテンシーとして抽出できたとします。

そうしましたら、他の社員も高いパフォーマンスを示す社員の行動に学び、自らを高められるようにするために、どういった行動が良かったのか、高いパフォーマンスを示した行動に対して表彰を行うなどチーム内へ認知させる。

このような感じで、チーム内へ浸透させていくと良いでしょう。

注意点

部下が困った場合などに”ミスをしないようにプロセスを監視”するような、それぞれのやり方まで細かく注意するようではネガティブになりやすいので、”どのようにすれば良いかをアドバイス、サポートしていく”ようなポジティブな発想で対応します。

また、トップダウンでやらせるだけでは、なかなか定着しません。
権限に付属する行動であれば権限を委譲するなど、自身が自ら学び、実行しやすい環境を作ってあげることがとても重要になります。

モチベーションの向上

モチベーションを向上させるための視点はとても多くありますので、これだけでもすごいボリュームとなります。そのため、細かくまとめた記事は別で用意したいと思いますので、今回は少し簡単にまとめた内容とします。

モチベーションとは、要はやる気です。

このやる気をどう高めていくかという理論は多くの研究者によって研究されていますが、多くが欲求説に基づくものが多くなっています。

具体的には

それでは、ご自身がどのような仕事をしているときに集中力が増し、楽しいと感じ、取り組むことができるでしょうか?

考えてみると、このようなことが思い当たりませんか?

  • その仕事をする上での作業量や質、作業範囲が周囲と比べて少し難しい場合
  • 仕事を任される範囲がいつもより広く、自分の努力が感じられるような仕事の場合
  • その仕事をすることで、他者に大きなメリットが与えられる場合
  • 計画立案や手順、方法などに自身の思いや考えが投影できる場合
  • その仕事を通じて学びが得られたり、何かしらのフィードバックが返ってくる場合

これらはJDS(Job Diagnostic Survey)モデルという考え方を参考に抜粋したものですが、納得いくところも多いのではないでしょうか?
また、それ以外にも有名で多くの人が共感できるものが

  • 本人が納得している場合に難易度の低い目標よりも少し高い目標が与えられた場合
  • 目標が曖昧なものではなく、明確な場合
  • 上司に与えられるだけではなく、一緒に考えた目標の場合

いかがでしょう?
こちらは、ロックの目標設定理論の抜粋ですが、聞いたことありますよね?

こういったことに注意してチーム内の目標や仕事の割り振り、指示、指導を行うことでモチベーションの向上を図ることができます。

スキル、知識や技術の向上について

勉強することもそうですが、技術職などの場合だと特にイメージしやすいかと思います。

ベテランがここまで鍛え上げてきたスキル、知識や技術というのは勘やコツが大事で、昔ながらの”俺の背を見て学べスタイル”では習得に時間がかかるスキルを、マニュアル化、ツール化することで、短期間で習得できる環境を整えスキルの向上に大きな効果が得られます。

具体的には

この分野の研究はナレッジマネジメントと言い、どのように個人の中にあるスキル、知識や技術を表出かさせて、チーム内に共有させるかなどを考えた理論になります。

暗黙知の形式知化という言葉は聞いたことがないでしょうか?

暗黙知とは、個人の中に隠れている明文化されていないノウハウや経験、スキル、知識や技術を指します。

形式知とは、マニュアル化などされて広く共有された状態のノウハウや経験、スキル、知識や技術を指します。

ですから、係長や課長などの長年の経験からくるノウハウなど、隠してここぞというときに「これはこうするんだ」と、いうのではなく、それを普段からチーム内のみんなが使えるようにマニュアル化するなど、公開しておくことが必要です。

注意点

この暗黙知と形式知ですが、どちらが良くてどちらが悪いということではありません。

よく、暗黙知が悪く、形式知化することを求める指導など耳にしますが、スキルを練り上げて昇華させていくには暗黙知の状態で高めていくほうが効率的です。

しかし、これでは一人だけの技術となってしまいますから、ある程度の水準にまで高められた暗黙知は、表出化させて広く共有をさせるために形式知化します。

形式知化された知識を習得することで新たな考え方や方向性へのつながりが生まれ、競争力の源泉となるアイデアの創出にもつながりますし、チーム内のスキルの底上げともなります。

この考えはSECIモデルと言われる理論です。また折を見てこちらも別でまとめたいと思います。

経験の底上げ

もうこれは、やらせてみるしかありません。

いくら効率が良いからと言って、担当者クラスに実務を経験させず、苦労させず、失敗させずにいることは将来的な技術の衰退につながります。

特に製造業など、技術が要の業種においては特に、現在の短期開発、短納期に対応するために、なかなか失敗をさせられない状況もあるかと思います。

ですが、自らの失敗で学ぶことも多くありますし、経験したことはとても強い説得力を持ちますから、競合との競争力という観点でもとても重要です。

効率化を推進する中であっても、まず自分でやらせてみてアドバイスをするというような、教育がとても重要です。なかなか難しいですが、子育てと一緒でなんでもやってあげるようなことはしないで、まずは自分のやってみたいを大事に育ててあげること、そして危なくなったら助けてあげるいっぱい褒めてあげるなど大事にして経験の底上げを図ることが大切です。